Secretaresse/opleidingscoördinator (m/v)

Ben jij onze nieuwe secretaresse/opleidingscoördinator m/v voor minimaal 32 uur?

Ben jij die stevige persoonlijkheid die het voorbereidende werk voor een training tot in de puntjes verzorgt, die de klant telefonisch informatie verschaft over een opleiding van Dialogue, die de projectorganisatie van langlopende programma’s voor relaties runt en die zorgt dat klanten zich welkom voelen?

Wil jij samen met de teamlead en je collega’s de backoffice runnen, constante kwaliteit leveren en krijg jij energie van tevreden klanten? Dan ben jij de secretaresse/opleidingscoördinator met wie wij graag in zee gaan.

Dialogue is op zoek naar een secretaresse/opleidingscoördinator die met ons meebouwt aan de toekomst waarin groei, langdurige relaties met onze klanten en het behalen van commerciële doelstellingen key words zijn. Jij vervult daarin voor een van onze doelgroepen een belangrijke spilfunctie.

Dialogue is een managementadvies- en trainingsbureau op het gebied van soft skills, leiderschapsontwikkeling en samenwerken voor professionals. Met een team van gedreven consultants helpen wij mensen, teams en organisaties met hun professionele en persoonlijke ontwikkeling. Ons vaste team in Bussum bestaat uit ongeveer dertig mensen.

De functie
Je maakt deel uit van een professioneel team van secretaresses/opleidingscoördinatoren dat in een goede sfeer en collegialiteit samen werkt. Jij springt in waar dat nodig is en daardoor is jouw takenpakket zeer gevarieerd. Het gaat erom dat je samen met je collega’s alle werkzaamheden op je neemt die ervoor zorgen dat elke training, mediaton, of coaching optimaal en vlekkeloos verloopt en dat jij de hostmanship die Dialogue zo onderscheidend maakt uitdraagt.

Typische taken van onze secretaresse/opleidingscoördinator zijn:

  • Je doet de voorbereiding, organisatorisch en administratief, van trainingsdagen, coachafspraken en mediations.
  • Je fungeert als gastvrouw/-heer op kantoor, bij trainingen, bijeenkomsten en evenementen.
  • Je hebt telefonisch contact met in- en externe klanten en zorgt voor de follow-up.
  • Je beheert agenda’s, behandelt mails en post, legt werkdossiers aan en beheert het archief.
  • Je voert werkzaamheden uit ten behoeve van de digitale leeromgeving.
  • Je verwerkt gegevens in het CRM-systeem en zorgt dat alle informatie up to date is.

Wat verwachten wij van jou?
Bij alles wat je doet, denk je vanuit de klant en je collega’s. Je denkt mee, inspireert je collega’s met goede ideeën en een proactieve houding. Je hebt een pragmatische instelling, ziet altijd mogelijkheden om het werk sneller en efficiënter te doen en je straalt energie uit.

En als je ook nog aan de volgende eisen voldoet, ben jij gemaakt voor deze rol:

  • • Je hebt een MBO+ werk- en denkniveau en enkele jaren ervaring als secretaresse en/of opleidingscoördinator
  • Je bent gedreven, accuraat, collegiaal en klantvriendelijk.
  • Je hebt uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden.
  • Je bent een teamplayer en kan ook zelfstandig goed opereren.
  • Je stelt prioriteiten, je bent organisatorisch sterk.
  • Je hebt up to date ervaring met het MS Office-pakket en je maakt je gemakkelijk nieuwe ICT-applicaties eigen.
  • Je bent stressbestendig en behoudt altijd het overzicht.
  • Je past je gemakkelijk aan wanneer de werkzaamheden dat vergen en bent geen 9 – 5 type.

Ons aanbod aan jou
Je krijgt een veelzijdige en verantwoordelijke baan, die veel van je vraagt maar je tegelijkertijd ook veel biedt. Dialogue is een open organisatie waar veel ruimte is voor je creativiteit en eigen inbreng. Hard werken én plezier maken is ons motto. Ook kun je aan je eigen ontwikkeling werken: als medewerker mag je aan onze eigen opleidingen en trainingen deelnemen. Uiteraard bieden wij je een salaris dat past bij deze leuke en uitdagende functie.

Sollicitatieprocedure
Na de eerste gespreksronde met de HR manager en de teamlead, vindt een tweede ronde plaats met andere collega’s en voer je een schrijf- en telefoonopdracht uit. Daarna volgt de beslissing en het arbeidsvoorwaardengesprek.

Solliciteren
Stuur je sollicitatie en uitgebreide CV met foto vóór 5 december 2019 aan Mary Blaauw, mblaauw@dialoguebv.nl, HR manager Dialogue, Lindelaan 10, 1405 AK Bussum. Voor vragen over de functie kun je je wenden tot Nicole Gijzen, ngijzen@dialoguebv.nl.
www.dialoguebv.nl, T: 035-541 18 44

Standplaats
Bussum

B Corp voor duurzaamheid
Bij Dialogue vinden we de impact die ons bedrijf heeft op de maatschappij, het milieu en mensen heel belangrijk; niet alles draait om financiële resultaten. Bij alles wat we doen willen we rekening houden met duurzaamheid. Daarom hebben wij ons aangesloten bij de wereldwijde B Corporations community en zijn wij sinds april van dit jaar een B Corp gecertificeerde onderneming.

Ook geloven wij in de kracht van diversiteit. Daarom zijn sollicitanten met welke (culturele) achtergrond, overtuiging, huidskleur en talenten dan ook, meer dan welkom bij Dialogue. Samen zorgen wij voor verdere ontwikkeling en ontplooiing. Daardoor kunnen wij ons nog duurzamer verbinden met onze klanten.


Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Mary Blaauw
Functie: HR-manager

Het is mijn passie om bij te dragen aan de ontwikkeling, professionalisering en groei van organisaties en haar mensen.