Effectiever vergaderen – door dialoog sneller resultaat

We leven in een tijd van zien gezien worden en van langs elkaar heen racen waarin echt contact soms ver weg lijkt. Wanneer je het lef hebt om iemand echt te ontmoeten kom je er bijna altijd achter dat die iemand leuker is dan je dacht. Omdat hij meer op je lijkt dan je op het eerste oog zou vermoeden. Ontmoeten maakt het leven prettiger (Bron: Joris Linssen)

Elkaar laten uitpraten, de ander samenvatten om vast te stellen of je het begrepen hebt of juist aanvoelt. Was het maar waar: Veel vergaderingen worden als energie slurpers ervaren omdat er weinig of geen ruimte gegeven wordt aan elkaar.

We vergeten dat een vergadering een moment is om met elkaar in gesprek te gaan. Een gesprek te voeren. In gesprek gaan met elkaar. Stel we noemen het geen “vergadering” maar in onze agenda staat gepland om maandagochtend 10u gaan we “met elkaar in gesprek”…..

Beleefdheden
De meeste zakelijke gesprekken starten met een praatje over het weer, het weekend, de file, de route of de locatie. Alhoewel het voorkomt dat zelfs deze fase wordt overgeslagen, is deze start van een gesprek op zijn minst is dit een vorm van beleefdheid, om mensen de tijd te geven om zich gemakkelijk te voelen.

Een goed begin is het halve werk….

Het begin kan erg bepalend zijn voor het verloop en het resultaat van een vergadering. Op zijn best is het een manier om contact te maken met de ander, door interesse te hebben voor de situatie van de ander. Dit doe je door een persoonlijke vraag te stellen, een of twee keer door te vragen en je te verplaatsen in de situatie van de ander. Hierdoor ontstaat direct al een band nog voordat over de inhoud is gesproken, waardoor de flexibiliteit ten aanzien van elkaars standpunten toeneemt en dus ook de gunfactor naar elkaar.

Contact maken doe je ook door elkaar aan te kijken en eventueel aan te raken, bijvoorbeeld door een hand te geven, een schouderklopje of een ander fysiek gebaar.

DUS: Neem even de rust om echt contact met elkaar te maken.

Discussie
Al snel volgt dan de meer zakelijke kant van het gesprek. Wat is het doel van dit gesprek en welke onderwerpen willen we bespreken. Per onderwerp wordt een visie, standpunt, perspectief en/of emotie verwacht van de gesprekspartners. In deze fase is het dus nodig om duidelijk te maken wat je belangrijk vindt.

Het WAAROM van de visie is nog meer van belang. De meeste visies, meningen en standpunten kunnen worden uitgelegd aan de hand van drie argumenten.

Voorbeeld: Ik ben van mening dat we als team meer moeten investeren in marketing. Ik heb hiervoor drie argumenten. Ten eerste blijkt dat we als organisatie enerzijds erg loyale klanten hebben en anderzijds dat we moeite hebben om nieuwe klanten te werven. Ten tweede is onze website verouderd en organiseren we al jaren geen bijeenkomsten voor onze doelgroep. En tenslotte, is er niemand die expliciet verantwoordelijk is voor marketing in ons team.

Hieruit blijkt dat er heel goed is nagedacht en ook onderzoek is gedaan door de persoon die meer wil investeren in marketing. En, niet onbelangrijk, de focus ligt niet alleen op het standpunt “we moeten meer investeren in marketing” maar ook op de onderliggende oorzaken voor dit standpunt.

Luisteren en vragen
Deze oorzaken openen de weg naar een dialoog. Een gesprek (logos) door (dia) twee of meerdere partijen. In de dialoog staat het onderzoek centraal. Onderzoek door vragen stellen.

Krachtige vragen stellen verdient natuurlijk de voorkeur. Voorbeeld:

“Wat is voor jou de belangrijkste reden om te willen investeren in marketing?”

Of:

“Vertel eens welk beeld je voor je ziet wanneer we de marketing op niveau zouden hebben ”

Of:

“Wat wil je dat er vooral niet gaat gebeuren”

Op deze manier kan je voortbouwen op inzichten van elkaar. Het gaat er veel minder om dat de ene wint van de ander.

Sneller resultaat
Onderzoeken door vragen stellen en ook door te luisteren. Echt luisteren is in vergaderingen best lastig omdat we vaak niet gewend zijn om te verdiepen in het perspectief van de ander, en meer bezig zijn met het zo goed mogelijk naar voren brengen van en overtuigen met eigen standpunten. Bovendien hebben we ook vaak een gevoel van haast. “De vergadering duurt maar 60 minuten en in die tijd moet ik mijn standpunt verdedigen. Vragenstellen kost alleen maar tijd.” Ja dat klopt, vragen stellen kost tijd. De tijd die daarna nodig is om tot een oplossing en inzicht te komen is echter vaak korter dan wanneer je geen vragen stelt. Vragen stellen leidt sneller tot een oplossing die gedragen is door de verschillende partijen, wat ertoe leidt dat de kans groter is dat de oplossing ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd.

Dus

  1. Bedenk wat je 3 belangrijkste argumenten voor een standpunt zijn
  2. Stel vragen om de ander te willen begrijpen
  3. Luister met aandacht

Richard Wibbelink – Eigenaar
Richard is organisatieadviseur en begeleid teams en organisaties naar meer resultaat, en plezier in samenwerken. Bovendien organiseert hij leiderschapsreizen in de natuur in Nederland en in de bergen van Zwitserland; is hij docent van de coachopleiding van Dialogue en brengt hij vitaliteit weer terug bij mensen en teams. Richard Wibbelink werkt voor www.aho.nu en www.nooitmeervergaderen.nl.